Электронные письма завоевали популярность и массовое распространение, благодаря удобству, с которым позволяют общаться с потенциальными клиентами. Однако этот вид общения так же широко любим недобросовестными компаниями, которым по нему распространяют спам. Достаточно сложной задачей является создание легальной системы рассылки, таким образом, чтобы не быть в спаме и соответственно не испортить репутацию всей компании.

Для того, чтобы грамотно пользоваться интернет-рассылкой, как рекламным инструментом, надо запомнить несколько правил, которые помогут избежать участи спама.

1. Организация рассылок с использованием чужих адресов
Главная, из возникающих технических задач во время рассылки – как избежать попадания в спам, при этом используя необходимые электронные адреса. Конечно, есть варианты. Вы можете купить, собрать сами или сформировать во время работы такую базу.
Существует масса компаний, которые строят рассылку, собирая адреса с сайтов, по которым прошел их робот (специальная программа). Он может за кратчайшее время собрать огромный массив информации. От общедоступных, как адрес @gmail.com, до любых ресурсов, где пользователи оставляют информацию о себе.

Конечно, существуют и такие компании, которые нарушая политику конфиденциальности, продают информацию о своих пользователях третьи лицам. Однако использовать такую базу крайне нежелательно. Помимо того, что в ней может быть огромное количество устаревших адресов, можно еще и получить с ними spam-traps. Spam-traps – это так называемые «ловушки» для спама. На первый взгляд они выглядят, как обычный адрес или домен. Однако это не так. Spam-traps расположены в местах, куда обычные пользователи не заходят, зато зайдет робот, чтобы найти адрес для массовой рассылки. По нему в spam-traps определяют IP-адрес источника и содержание спам-писем. Что, в итоге, с большой вероятностью приведет к недоверию к почтовому аккаунту. Поскольку ни один из пользователей из такой базы адресов не давал свое разрешение на рассылку, то она однозначно будете расценена как спам. Кроме негатива от нежданного письма, вы можете получить еще и административную или уголовную ответственность, в зависимости от законодательства страны в которой находитесь или рассылаете письма.

Можно конечно собрать базу с помощью специальных программ, таких как EMailFinder. Однако в этом случае у вас будут те же самые проблемы, что и при покупке базы, исключая разве что устаревшие адреса.

2. Формирование собственной базы почтовой рассылки писем
Идеальным, и что немаловажно, легальным, адресом для рассылки является тот, клиент, который сам оставляет при регистрации свои данные на вашем сайте. Вы можете собирать адреса на нескольких ваших ресурсах. Помимо официального сайта, вы можете завести официальный блог или форум и создать ваш блог на публичном ресурсе. Главное, чтобы везде была размещена ваша форма для подписки, которая собственно и будет собирать вашу базу адресов. У рассылки на такие адреса коэффициент конверсии значительно превосходит купленные базы, ведь пользователь сознательно оставляет вам свой электронный адрес для получения информации от вас. Что означает, что как минимум одно письмо от вас им прочитано будет.

Особое внимание надо уделить форме подписки. Помимо стандартного e-mail адреса вы можете включить в форму и дополнительные вопросы, обязательно оставив их не обязательными при заполнение. Таким образом, уменьшив риск, что посетитель, не захотев отвечать на вопросы, вообще передумает регистрироваться на вашем ресурсе. Вы же сможете разделить потенциальных клиентов на подгруппы и более разборчиво формировать рассылку с предложениями, которые могут их
заинтересовать.

Следующий момент, на котором стоит остановиться – это защищенность информации. Под формой регистрации обязательно, всеми доступными способами, надо довести по пользователя, что вся оставленная им информация не будет передана третьим лицам.
Не стоит забывать о функции double opt-in. Эта функция предполагает регистрацию и последующую рассылку, только в том случае, когда пользователь подтвердит достоверность введенных данных, в нашем случае e-mail. Делается это с помощью отправки на e-mail адрес пользователя письма со ссылкой подтверждением. Таким образом, ваша база будет состоять из действующих актуальных легальных адресов для рассылки.

3. Как получить больше данных о клиентах
Форма получения адреса, как форма подписки или регистрации, должна быть одновременно лаконичной и функциональной.
Лаконичность формы заключается в ее неперегруженности вопросами, а функциональность – именно в этих самых вопросах. Вопросы обязательно должны соответствовать тематики компании, быть ненавязчивыми.

Если вы собираетесь делать рассылку об акциях и специальных предложениях, нормально будет запросить такие сведения, как ФИО, пол, дата рождения. Не пытайтесь получить более конкретную информацию, как местоположение, телефон и другие индивидуальные параметры. Пользователь как привило, крайне негативно воспринимает такие вопросы на стадии подписки или регистрации. Лучше оставить их для формы оформления заказа или заключения контракта на услуги.

4. Тематические массовые рассылки e-mail
Одним из наиболее эффективных инструментов для привлечения новых подписчиков и организации целевой базы данных адресов, а также для продвижения сайта, служат тематические массовые рассылки.

Такая рассылка должна иметь четкую регулярность и включать в себя рассмотрение интересной тематики. Так, заметное увеличение посещаемости сайта, будет приходиться именно на момент выхода нового выпуска рассылки.

Яркими примерами сервисов тематических рассылок на просторах Рунета являются subscribe.ru, content.mail.ru, maillist.ru. Подобные сервисы функционируют за счет средств получаемых ими за размещение в тематической рассылки рекламы своих клиентов. При этом сервис заинтересован, чтобы рассылка была популярной и соответственно стремится всячески этому способствовать.

Если вы решили начать свою раскрутку с помощью одного из этих сервисов, то можете быть уверенными вам, как новичку предоставят, на первые пару-тройку раз, «место под солнцем», а точнее в топе рассылок. И за это время надо заявить о себе и привлечь максимум пользователей. От того, сколько человек подпишутся на вашу рассылку на этом этапе, будет зависеть с какого места вы будете начинать свое продвижение на ресурсе. Есть несколько не писанных правил, которые могут помочь в этом нелегком деле. В первых рассылках обязательно должны быть качественные и интересные материалы, не должно быть никакой рекламы, не считая той, что автоматически добавляет сервис, но пользователей она уже не смущает.

На правильную организацию рассылки с помощью подобных сервисов к виду вполне действенного инструмента по продвижению в интернете уйдет в среднем два месяца, к этому надо быть готовым.

Есть однако, небольшой минус в этом варианте продвижения компании. Вся наработанная вами с помощью такого сервиса база адресов подписчиков, в случае разрыва отношений с сервисом останется у него, и забрать ее вы не сможете. Единственный способ не потерять подписчиков вставлять в рассылку форму на свою индивидуальную, независящую от сервиса, подписку. Сделай приписку о том, что там не будет сторонней рекламы и пожинайте плоды чудодейственного эффекта данной фразы. Так же можно
предлагать подписчикам задать вам вопрос напрямую и для этого им надо будет написать вопрос и оставить свой e-mail. Для того, чтобы вопросы собственно возникли, берите спорные темы для тематической рассылки, возможно обсуждение какой-нибудь проблемы или упомяните заведомо неоднозначное высказывание. Даже если ничего из этого не присутствует в вашей рассылке в конце письма обязательно оставьте ссылку для вопросов и пожеланий, которая будет вести на ваш сайт с подпиской.

5. Как выбрать платформу для массовой e-mail  рассылки
Поле того, как вы определились с базой адресов, надо решить каким способом вы будете отправлять им вашу рассылку. Первое, что приходит в голову, это рассылка со своего ПК обычной почтовой программой.

Конечно же, это технологически вполне возможно. Однако абсолютно не практично и имеет значительные недостатки.
Приведём простой пример. Одна компания организовала периодическую рассылку своим сотрудникам. В сумме человек 300. Периодичность рассылки – 2 раза в неделю. Информация в рассылке была исключительно делового характера и касалась деятельности компании. В теории никто не жаловался, но почтовый домен все равно попал в спам.

Так же такой метод рассылки не дает возможности автоматизировать процесс добавления новых адресов и удаленно отписаться.
Конечно, если вы хотите именно этот метод в качестве инструмента по рассылке, то можете попользоваться скриптами по автоматизации этих процессов. Однако стоит понимать всю ненадежность сторонних программ и, по сути вышеописанные негативные факторы, которые приводят к попаданию домена в спам-лист, они не отменяют. Единственный плюс в данном случае, ваша рассылка не будет загружать использование вашим доменом внешнего хостинга.

6. GMail + Google Docs для организации почтовых рассылок
Знаком большинству Gmail может помочь организовать e-mail рассылку для 200-500 адресов. При этом используется дополнительно сервис от того же Google – Google Docs. Однако по сравнению с предыдущим способом риск блокировки за спам ничуть не меньше, а сложности управления даже больше.

7. Почтовая рассылка писем с помощью коммерческих систем
Существует масса платные сервисов, которые за, иногда, абсолютно неумеренную плату, помогут быстро и надежно донести ваше письмо до конечного пользователя, не попасть в спам-лист и имеют вполне простую систему управления, автоматизацию добавления адресов и отписки. Не буду перечислять названия, их легко найти с помощью поисковой системы по запросу, например, «сервис почтовых рассылок».

Однако, пожалуй, единственным, но значительным минусом в этом является цена. На различных сервисах предусмотрены разные тарифные планы на рассылку, и вы всегда сможете выбрать удобный вам. Как правило, заплатить за месяц дешевле, чем за каждое отправленное письмо.

Сервисы публичных рассылок, имеют в своем арсенале, как минимальный бесплатный, так и профессиональные платные сервисы. Как правило, бесплатных функций на нормальную рассылку вам никак не хватит, так что пытаться экономить, таким образом, не получится.

8. Как не попасть в спам, составляя сообщение для рассылки
Важным фактором при организации успешной почтовой рассылки является, кроме прочего, содержание писем. Даже если вы добились того, чтобы ваши письма почтовый робот не помечал, как спам, надо еще добиться, чтобы тоже самое в ручную не сделал пользователь.

Откровенная, ничем не прикрытая реклама с первых строчек письма – прямое попадание в спам или отписка. Если пользователь подписывался на получение
интересных статей, а вместо этого его «кормят» анонсами и кучей предложений перехода по ссылкам. То с уверенностью можно гарантировать, что он откроет всего одно ваше письмо и то для того чтобы найти ссылку на отписку.

Слишком длинные и перегруженные, даже полезной информацией, письма, не худший из представленных вариантов, но тоже далеки от идеала. Намного лучше если в письме будет приведен текст небольшой информативной статьи, а в заключение анонсы к следующему письму, ссылка на форму вопросов и предложений, и уже дальше ненавязчивая реклама в форме «Хотите знать больше?».

Не стоит пренебрегать и всеми доступными методами форматирования. Правильная расстановка акцентов выделит ваше письмо среди прочих рассылок и оставит о себе положительное восприятие. Это могут быть вставка цитат, разделение на логические абзацы, выделение основных мыслей, выделение смысловых частей информации, которую нужно донести. Есть и правила табу. Не нужно выделять большие объёмы текста заглавными буквами, это может создать впечатление, что вы кричите. Много полужирного текста или выделенного курсивом и нижним подчеркиванием может так же перегрузить ваше письмо.
Многие не придают особого внимания, именно, грамотности писем. Это касается особенно массовых рассылок. Представьте, что 1000 ваших подписчиков увидят нелепейшую грамматическую ошибку. Впечатление о сотрудниках вашей компании и компании в целом от, казалось бы из-за незначительной мелочи, будет уже не то.

Еще одно неписанное правило – персонализация текста письма. Надо написать такое письмо, чтобы, прочитав, каждый из тысячи получателей решил, что оно предназначено только для него и получил его только он. Для этого в тексте надо вести повествование, обращенное в получателя, вставлять обращения «Вы» или «ты», в зависимости от рассылки. Если вы располагаете конкретными данными (ФИО, местоположение, дата рождения), их тоже стоит использовать.
Что касается рекламных предложений, они не только должны быть привлекательными, но, и оформлены соответствующим образом.

Легче всего добавить рекламу во вложение, однако из-за угрозы распространения, таким образом, вирусов их никто не будет смотреть. Чтобы избежать подобного добавьте в форму подписки пункт согласиянесогласия, о получение писем содержащие вложения.
Когда подписчик решает отписаться от вашей рассылки, не забудьте спросить, почему он это делает. Причем стоит составить эту форму в виде теста, где надо выбрать правильный ответ или написать свой вариант. Такая форма имеет больше шансов на ответ.

9. Как не попасть в спам с первых слов?
Как известно первое, что вы видите, когда приходит e-mail – тему письма и адрес отправителя. И уже от этих двух строчек зависит, будет ли пользователь открывать письмо или сразу отправит его в спам. Некоторые почтовые клиенты при первом выводе позволяют видеть и первую строчку-две самого текста письма. Поэтому именно теме и первым строчкам надо уделить особое внимание.

Видимый заголовок письма не превышает 80 символов и поэтому в это количество надо включить, то, что может заинтересовать. Главное никакой рекламы и лозунгов. Восклицательный знак в первом же предложении однозначно отпугнет получателя.

И если с заголовком все достаточно однозначно – он не должен быть «водой» и рекламой, то с темой письма сложнее. Тема письма, по сути, является ключевым фактором того, будет письмо прочитано до конца или нет. Правильная, броская, интригующая тема письма, как правило, займет больше времени, чем составление остального его содержимого. Однако, это того стоит.

Последним, но не менее важным, является сам адрес. Он должен быть серьезным, но понятным, читаемым, но не очень длинным. В целом таким, чтобы внушал доверие.

10. Определение эффективности e-mail рассылки
Определить эффективность вашей рассылки можно несколькими способами. Самым распространенным является определение статистики числа переходов получателя на сайт вашей компании по ссылке из письма. Для этого надо установить соответствующий счетчик на ваш сайт и правильно его настроить для анализа эффективности рассылки. Если вы пользуетесь платными профессиональными сервисами по организации рассылки, то в них подсчет подобного рода статистики предусмотрен заранее.

Когда вашей e-mail рассылкой занимается аутсорсинговая компания, вы смело можете запрашивать статистику переходов у них. Причем не только переходов, но и общее количество отправленных писем, количество прочтённых писем, процентное соотношение доставленных сообщений, процент отписок и попадания в спам и т.д. В целом они могут предоставить вам всю информация, которая касается вашей рассылки.

11. Правильная организация сплит-тестирования
Сплит-тестирование направленно на отслеживание ошибок, которые возможно были допущены во время организации рассылки. Так при сплит-тестировании, тщательно проанализировав статистику используемой системы рассылки и общие содержание писем, можно обнаружить различные прорехи из тех, что были описаны выше: неправильно составленный заголовок, не вызывающий доверия адрес, перегруженное письмо и т.д. если рассылка не дает результатов, которые от нее ожидают, стоит обратиться к сплит-тестированию, возможно где-то есть существенный недочет.

Суть метода данного тестирования заключается в анализе полученной статистики за весь период рассылки, обработка содержания писем на распространенные ошибки и поиск наилучших решений проблем. Если ошибки не выявлены, то сплит-тестирование подразумевает изменения рассылки с предварительным анализом новых вариантов писем на ограниченной выборке.